Prosedur Pelayanan dan Pengurusan Beasiswa Umum, Program Kerjasama di bidang Mobilitas, Student Exchange tingkat University to University (U to U)
- Universitas partner university (univ dari luar negeri) menawarkan program beasiswa baik berbentuk student exchange atau program lain (summer school, seminar, short term, training dll) untuk mahasiswa dan atau beasiswa untuk dosen ditawarkan melalui Rektor UGM.
- Informasi beasiswa tersebut oleh Rektor diteruskan ke Subdit Kerja Sama Internasional (KUI).
- KUI memproses beasiswa/tawaran: dipelajari kemudian dibuatkan surat pengantar atau diupload pada website oia.ugm.ac.id untuk selanjutnya dikirim dan disebarluaskan ke Fakultas dan/atau melalui sarana komunikasi/media informasi lainnya.
- Fakultas menerima tawaran beasiswa untuk diproses dan disebarluaskan kepada staff dan mahasiswa sesuai target beasiswa yang tercantum dalam informasi.
- Aplikan (staff/mahasiswa) meminta surat pencalonan (rekomendasi) dari Dekan atau Wadek dengan menyertakan kelengkapan berkas yang akan diteruskan ke KUI/universitas.
- Jika berkas yang bersangkutan belum lengkap oleh fakultas, aplikan dimohon untuk melengkapi terlebih dahulu/berkas kembali ke aplikan untuk dilengkapi, jika berkas sudah lengkap aplikan bisa mengirimkan aplikasi sendiri atau lewat fakultas ke KUI.
- Setelah berkas pencalonan/aplikasi sudah sampai ke KUI, KUI memproses seleksi berkas, kemudian jika diperlukan akan memproses seleksi interview/leaderless group discussion (LGD).
- Hasil seleksi internal akan dilanjutkan dengan proses pencalonan/nominasi, disertakan surat untuk diteruskan kepada pemberi informasi tawaran beasiswa (universitas luar negeri).
- Universitas pemberi beasiswa memproses berkas untuk diseleksi. Setelah selesai seleksi berkas, universitas luar negeri/pemberi beasiswa menyampaikan hasil seleksi diteruskan ke KUI/universitas.
- UGM/KUI menerima hasil seleksi untuk diteruskan kepada aplikan.
- Aplikan menerima pengumuman hasil seleksi beasiswa untuk proses keberangkatan ke LN.
- Aplikan mengurus administrasi proses pemberangkatan dan pelaksanaan program langsung dengan host university/pemberi beasiswa. KUI mendampingi jika ada permasalahan dalam perjalanan proses tersebut.
- Pelaksanaan program oleh Aplikan. KUI mendampingi jika ada permasalahan dalam perjalanan proses tersebut.
- Selesai program oleh Aplikan. Menyerahkan laporan kembali ke KUI, memproses pengaktifan di Fakultas dan bagi yang melakukan exchange program wajib memproses transfer credit di Fakultas masing-masing sebagai laporan UGM ke host university. Download format laporan: Form Student Report Outgoing Mobility-UGM
Persyaratan program pertukaran (Exchange Program) dengan credit transfer adalah:
- Seluruh mahasiswa UGM minimal semester 3 – 6, jenjang S1 dan S2 saat pelaksanaan program
- Masih terdaftar sebagai mahasiswa aktif waktu aplikasi dan saat pelaksanaan program (tidak cuti)
- Minimal IPK rata-rata 3.0 atau sesuai persyaratan program tujuan
- Minimal TOEFL score 530, iBT 80 dan/atau IELTS 6 atau sesuai persyaratan program tujuan
- Sehat dengan ada bukti dari dokter (untuk program tertentu)
- Mematuhi persyaratan lain yang ditentukan
Persyaratan dokumen aplikasi yang diperlukan antara lain:
- Surat pencalonan/rekomendasi/pengantar dari Dekan/Wakil Dekan Akadmik/Kemahasiswaan ditujukan kepada Kepala Subdit. Kerja Sama Internasional
- Formulir Pendaftaran yang telah diisi (jika ada)
- Bagi program student exchange Surat keterangan sebagai mahasiswa dan masih aktif kuliah dalam bahasa Inggris (certificate of Enrollment)
- Pasfoto berwarna latarbelakang putih, ukuran 4 x 6 cm (jika ada)
- CV terbaru/Daftar Riwayat Hidup
- Ijasah terakhir (untuk program degree)
- Transkrip nilai yang terakhir
- Surat rekomendasi dari Fakultas/Professor
- Surat penerimaan (LoA- Letter of Acceptance) dari host (program degree)
- Sertifikat kesehatan (surat bukti sehat dari dokter)
- Sertifikat kemampuan berbahasa asing (disesuaikan negara tujuan) dan/atau Bahasa Inggris (iBT/IELTS Score)
- Confirmation Letter of Participation (download)
- Learning Agreement bagi yang akan apply Exchange Program with Scholarship karena diharuskan untuk memproses transfer kredit (download)
- Persyaratan lain menyesuaikan informasi penawaran yang ada
Prosedur Pengunduran Diri/Withdrawal dari Program Exchange (setelah proses nominasi/penerimaan oleh host dan saat program)
- Mahasiswa membuat surat pernyataan pengunduran diri dengan alasan yang jelas (akademik/financial/lainnya) dan mengajukan surat tersebut kepada Jurusan/Fakultas yang menominasikan anda ke universitas dengan ditembuskan ke KUI UGM. Contoh surat bisa diunduh disini.
- Jurusan/Fakultas yang menominasikan membuat surat permohonan pengunduran diri anda kepada universitas untuk kemudian kami sampaikan secara resmi kepada partner. Contoh surat bisa diunduh disini.
